内部通報・相談受付における
個人情報の取扱いについて

1．個人情報を取り扱う事業者

• 名称：フェアリンクスコンサルティング株式会社
• 所在地：〒102-0083 東京都千代田区麹町5-2-1 K-WINGビル1F
• 代表者：代表取締役 田島正広

2．取得する個人情報

当社は、通報・相談を行う方（以下「通報・相談者」といいます。）から提供された氏名、所属、連絡先、通報・相談の内容、添付資料その他の情報を取得します。これらの情報には、通報・相談者以外の関係者の個人情報が含まれる場合があります。

通報・相談に際しては、事実関係の確認や対応に必要な範囲で情報をご提供ください。通報・相談の内容と直接関係のない病歴、障害、信条、犯罪の経歴等の要配慮個人情報や、関係者の私生活に関する情報については、記載をお控えください。これらの情報が通報・相談の内容に直接関係する場合には、必要な範囲でご提供ください。

3．個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を、以下の目的に必要な範囲で利用します。

1. 通報・相談の受付、内容確認および記録の管理
2. 通報・相談者への連絡、追加情報の確認および回答
3. 通報・相談に係る委託元企業・団体への報告ならびに同企業・団体との連絡・調整
4. 通報・相談に関する事実確認、調査および対応の支援
5. 法令上の義務への対応および上記業務に必要な情報の適切な保管・管理

法令により認められる場合を除き、あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱う場合には、本人の同意を取得します。

4．委託元企業・団体への報告および第三者提供

当社は、委託元企業・団体から受託した通報・相談受付業務の遂行に必要な範囲で、取得した個人情報を取り扱い、通報・相談の内容を委託元企業・団体に報告します。

ただし、通報・相談者の氏名、連絡先その他通報・相談者を特定できる情報については、原則として委託元企業・団体に開示しません。調査・対応のためにこれらの情報の開示が必要となる場合には、あらかじめ通報・相談者に開示先、開示する情報および開示目的を説明し、改めて明示的な同意を取得したうえで提供します。ただし、法令に基づく場合等を除きます。

なお、氏名等を伏せて報告する場合でも、通報・相談の内容に含まれる具体的な事実、発生日時、所属部署、関係者との関係等から、通報・相談者が推測・特定される可能性があります。この点をご理解いただいたうえで、通報・相談に際して提供する情報の内容や具体性についてご検討ください。

当社においても、通報・相談者の特定につながる情報の取扱いには十分配慮します。特定されることについて懸念がある場合には、その旨を当社にお知らせください。

当社は、個人情報保護法その他の適用法令に定める場合を除き、本人のあらかじめの同意なく、個人データを第三者に提供しません。

5．個人情報の取扱いの委託

当社は、情報システムの運用・保守その他の業務を外部事業者に委託し、その業務に必要な範囲で個人データの取扱いを委託する場合があります。この場合、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

6．安全管理措置

当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損等を防止するため、取扱担当者の範囲の管理、従業者への教育、情報へのアクセス制限等、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。安全管理措置の具体的な内容については、情報セキュリティ上の支障がない範囲で、下記窓口へのお申し出に応じてご案内します。

7．個人情報の保管および削除

取得した個人情報は、利用目的の達成に必要な期間、関係法令、当社の情報管理基準および委託契約に従って管理し、保管の必要がなくなったものは適切な方法で削除または廃棄します。

8．保有個人データの開示等の請求

当社が保有個人データとして取り扱う個人情報について、本人またはその代理人から、利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます。）、訂正・追加・削除、利用停止・消去または第三者提供の停止の請求があった場合には、本人確認等の必要な手続を経たうえで、個人情報保護法に従い対応します。

請求を希望される場合は、下記窓口へご連絡ください。請求に必要な事項および本人確認方法をご案内します。開示等の請求に係る手数料はいただきません。

9．個人情報の提供の任意性

個人情報の提供は任意です。ただし、ご連絡先等を提供いただけない場合には、当社からの連絡や追加確認、回答等ができないことがあります。

10．お問い合わせ・苦情の申出先

個人情報の取扱い、保有個人データの開示等の請求および苦情については、以下へお問い合わせください。

11．本方針の改定

当社は、法令の改正または個人情報の取扱状況の変更等に応じて、本方針を改定することがあります。改定後の内容は、当社Webサイト等に掲載します。